Publicada la orden que desarrolla el reglamento Veri*factu. Preparación para la implantación de las nuevas obligaciones de los programas de facturación

Como seguro conocen, la Administración está adoptando medidas normativas relacionadas con la implantación de la facturación electrónica, así como sistemas y programas informáticos de facturación conocidos popularmente como Veri*factu.

Si bien existe confusión entre ambas figuras en el ámbito de la ciudadanía, lo cierto es que se trata de dos políticas de implantación distintas: la primera impulsada por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, que tiene como finalidad imponer a las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales ("operaciones B2B") un sistema de facturación por medios electrónicos con depósito simultáneo en la propia AEAT, y la segunda, implementada por el Ministerio de Hacienda, estableciendo los requisitos que deberán cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación, y que imponen obligaciones tanto a los programadores y comercializadores del citado software como a sus usuarios.

Ambas políticas tienen un marco temporal de implantación distinto, que resulta esencial conocer detalladamente de cara a poder configurar su uso por los empresarios y profesionales en España.

I. Reglamento Veri*factu

La Ley 11/2011, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude 11/2021, modificó el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT), incorporando la obligación, “por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros”, previendo el desarrollo reglamentario de las especificaciones técnicas de estos nuevos software antifraude o Verifactu. 

En desarrollo de tal obligación del art. 29.2.j de la LGT, en el mes de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprobó el conocido coloquialmente como Reglamento Veri*factu, donde se establecieron esos específicos requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y que modifica en consonancia el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). En el citado Reglamento se estableció, además, que la entrada en vigor de parte de las obligaciones allí previstas se circunscribía a un plazo desde la aprobación de la Orden Ministerial donde se deberán establecer las concretas especificaciones técnicas y funcionales de los sistemas de facturación.

Pues bien, con la reciente aprobación el pasado 28 de octubre de 2024 de la Orden HAC/1177/2024, se ha dado inicio a la implementación definitiva de estas medidas del Reglamento Veri*factu, clarificando los detalles técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España, e iniciando el horizonte temporal para su implantación. 

En concreto, el Reglamento preveía la entrada en vigor del mismo, para productores y comercializadores, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial y, en todo caso, antes del 1 de julio de 2025, fecha de entrada en vigor para empresarios y profesionales sujetos a obligaciones de facturación. Como sucede que la Orden Ministerial se aprobó el pasado 29 de octubre, la entrada en vigor no se produciría hasta el 29 de julio de 2025 para los desarrolladores, y, por tanto, con posterioridad al 1 de julio, previsto para la entrada en vigor de empresarios y profesionales sujetos a la obligación de facturación, lo que plantea la necesidad de modificar la entrada en vigor del Reglamento, atrasándola respecto de la fecha inicial.

En consecuencia, la Administración ha anunciado en Consulta Pública (a su disposición en este enlace) una extensión de los plazos, y un establecimiento escalonado diferenciando entre personas jurídicas y físicas, de modo que los anteriores plazos se amplíen hasta el 1 de enero de 2026 para la implantación por empresarios, así como las propias empresas de software, y para autónomos al 30 de junio de 2026.

¿Cómo funciona Veri*factu?

Este nuevo sistema implementado por la AEAT en este Reglamento Veri*factu consiste sustancialmente en requerir a empresarios y profesionales que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de su obligación de facturación, que cumplan determinados requisitos de cara a generar un registro de facturación de alta de forma simultánea a la expedición de la facturación. 

Adviértase que no son facturas electrónicas, pues se permite tanto la emisión de la factura en papel como la emisión de factura electrónica. Lo que regula Veri*factu es el sistema de registro en caso de utilizar un programa informático para la emisión de la factura.

Se trata, en esencia, de la obligatoriedad de incorporación en las facturas y facturas simplificadas emitidas de un código QR y, en su caso, una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU, estableciendo normativamente cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF), y cómo deben estar facultados para remitir su información directamente a la AEAT. 

Lo que se busca es que los sistemas y programas informáticos generen, de forma simultánea a la emisión de la factura, un registro que contenga información detallada sobre la factura y la operación que documenta. El Reglamento exige que este software de facturación garantice que el registro de facturación generado no pueda ser modificado ni alterado con posterioridad sin dejar rastro. Por otra parte, el Reglamento exige también que estos sistemas y programas de facturación estén capacitados para remitir por medios electrónicos a la AEAT de forma instantánea los registros de facturación conforme se vayan generando.

¿Con qué finalidad nace la normativa del sistema Veri*factu?

Lo que pretende es evitar el llamado “software de doble uso” o “software de ocultación de ventas”. Bajo esta premisa se define un registro de factura, con un formato y estructura determinados, que contiene información detallada sobre la factura y la operación que documenta, al que se añaden determinados elementos informáticos de seguridad (hashes encadenados y firma electrónica) que aseguran que dicho registro no podrá ser modificado, después de producido, sin que quede el correspondiente registro de esa modificación, y se pueda luego remitir directamente y, en su caso, de forma instantánea, a la AEAT.

¿Quién está obligado por el Reglamento Veri*factu?

El Reglamento resulta de aplicación a las personas físicas o entidades que, estando establecidas en territorio español, usen un programa informático de facturación para expedir sus facturas (incluso facturas simplificadas) , y estén obligadas a ello en base al reglamento de facturación (ej, contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades no exentos, contribuyentes del IRPF o IRNR que desarrollen actividades económicas o entidades en régimen de atribución de rentas que ejerzan actividad económica). No obstante, el Reglamento excluye de esta obligación a los contribuyentes que lleven sus libros registros del IVA a través del Suministro Inmediato de Información – SII, (quedando por tanto excluidos, entre otros, aquellos con un volumen de facturación superior de 6.010.121 euros). 

Así, en términos generales, el Reglamento resulta de aplicación a quienes cumplan los siguientes requisitos:

• Personas físicas profesionales o entidades empresariales (en términos generales, entidades no exentas del IS y personas o entidades que desarrollen actividad económica);
• Que estén establecidas en el territorio español (y que no tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra);
• Que estén obligadas a emitir facturas (incluso simplificadas), y no estén exoneradas (ej, las entidades en régimen de recargo de equivalencia no están obligadas a Veri*factu, salvo que emitan facturas).
• Que usen un programa informático de facturación (que no facturen exclusivamente de forma manual);
• Que no lleven sus libros-registros a través del SII (salvo facturación en nombre de proveedor o tercero, que aún está pendiente de conocer si deben o no adaptarse).

En definitiva, cualquier empresario o profesional establecido en España y obligado a emitir facturas, si dispone en su actividad de un programa informático para facturación (SIF), y no está incluido en el SII, este deberá cumplir con el Reglamento Veri*factu. Esto es, Veri*factu no te obliga a utilizar un SIF. Al contrario, sólo aplicas Veri*factu si, además de cumplir el resto de los requisitos, utilizas un SIF.

El Reglamento expresamente establece que no se aplicará a las siguientes operaciones:

• A quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en actividades que se aplique el régimen de equivalencia o el régimen simplificado, en el supuesto de que, no se deba expedir factura.
• A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de EP que se encuentren en el extranjero.

Por último, adviertan que la obligatoriedad de la normativa no es solo para empresas y autónomos, sino también para los fabricantes de software de facturación que operen en España, puesto que la normativa establece que los SIF, deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros, así como su legibilidad por los órganos competentes de la AEAT.

¿A qué sistemas informáticos se aplica?

La norma en cuestión se refiere a sistemas informáticos que cumplan los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria (art. 29.2.j) y en el propio Reglamento que comentamos. Esto es, solo a aquellos que se utilicen para expedir facturas, aunque sean simplificadas, es decir, a los sistemas informáticos de facturación (SIF).

Entre ellos, podríamos considerar al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados. 

Por ejemplo, un procesador de textos que solamente se utiliza para introducir (e incluso almacenar) las facturas expedidas para imprimirlas, no se considera un SIF (o sea, se considera facturación manual). Pero si se reutilizan esos datos (dentro del propio procesador, con las funcionalidades de cálculo y/o programación –macros– que estos permitan, o exportándolos / comunicándolos a otros programas o sistemas informáticos) para obtener con ellos otros productos derivados, entonces sí que se considera una facturación utilizando un SIF (y, por lo tanto, debería someterse al Reglamento SIF). Así, en principio, aplicaría a las cajas registradoras que emitan facturas simplificadas, y, sin embargo, no se aplicará a procesador de textos que sólo se utilice para introducir (o incluso almacenar) las facturas expedidas para imprimirlas (ej, programa Excel) o enviarlas al cliente en PDF o papel, pero no para procesar la información.

La norma prevé también una aplicación informática que pueda desarrollar la AEAT (sistema informático público) que cumpla los requisitos previstos en el Reglamento y que pueda ser factible utilizar por quien estime conveniente.

¿Qué obligaciones impone el Reglamento Veri*factu?

Las facturas expedidas con estos SIF deberán incluir un código «QR» tributario que representa cierta información de la factura. Además, estos SIF deberán generar –y firmar y guardar o, en su caso, remitir– los correspondientes registros de facturación de las facturas expedidas.

Y si el SIF que las ha expedido está funcionando en la modalidad VERI*FACTU (de remisión a la AEAT, y que a continuación explicaremos), deberá incluirse también la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o VERI*FACTU.

¿Deben remitirse los registros electrónicos a la AEAT obligatoriamente?

NO. Se exige que los programas tengan capacidad, pero no se impone, por el momento, la obligación de esta remisión a la AEAT de forma instantánea. 

Como antes dijimos, el Reglamento Veri*factu exige que los sistemas informáticos tengan capacidad de transmitir de manera continua, automática, consecutiva e instantánea los registros de facturación a la AEAT. Ello no significa que sea obligatoria esa remisión. De ahí que existan dos modalidades de cumplimiento del Reglamento: sistema Veri*factu y No Veri*factu.

• En el modo Veri*factu, los registros de facturación se enviarán en tiempo real a Hacienda. Estos registros podrán estar, además, firmados electrónicamente de manera opcional. Los registros de facturación así generados tendrán la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”.
  La remisión puede ser realizada por el obligado, un representante autorizado, o un colaborador social registrado como asesor (quien, en tal caso, será el obligado a cumplir las obligaciones impuestas por el Reglamento). Y todo ello, salvo en el caso de que se utilice el servicio que facilitará gratuitamente la AEAT para cumplir con las especificaciones de los programas de facturación (sistema informático público), que conllevará, en este caso sí, su remisión obligatoria.

• En cambio, en el modo No-Veri*factu, los registros deberán firmarse electrónicamente (con su consecuente gestión de los certificados de firma) e igualmente deberán almacenarse para poder ser enviados en cualquier momento a la AEAT, pero sólo en el caso de que lo requieran (por ejemplo, durante una comprobación o inspección tributaria). 

Los requisitos técnicos exigidos en cada sistema varían. Puede consultar una tabla resumen en este enlace.

Verificación de cumplimiento

Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) LGT y el Reglamento y la Orden Ministerial, incluyendo todos los datos del sistema, tipología, composición y funcionalidades. Esta declaración deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, y podrá ser solicitada por el cliente o la AEAT.

Por otra parte, se otorgan poderes especiales a la AEAT para verificar el cumplimiento de las obligaciones de este Reglamento Veri*factu, desde la posibilidad de personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático y exigir el acceso a los datos, como la posibilidad de requerir y obtener copia de los registros para su remisión instantánea en formato electrónico, entre otros).

¿Existen sanciones por incumplimiento en el Reglamento Veri*factu?

Para el contribuyente que utilice un software que no cumpla los requisitos de la Ley Antifraude, la multa ascenderá hasta los 50.000 euros por año. 

Para la empresa fabricante o distribuidora de software, si éste no cumple los requisitos de la Ley Antifraude, hasta 150.000 euros por año.

II. Facturación electrónica

Es importante subrayar que Veri*Factu está estrechamente relacionado con la factura electrónica y la Ley 18/2022 (más conocida como Ley crea y crece) por la que se introdujo el deber general de todos los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales (esta obligación no abarcaría a las facturas emitidas a particulares), aunque se trata de sistemas de digitalización distintos, y con plazos de implementación diferentes al Reglamento Veri*factu.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, al igual que cualquier otra factura, es el documento que otorga validez legal y fiscal a una operación comercial, pero en este caso tiene un carácter digital. Lo que se busca a través de su digitalización es permitir calcular el período de pago de cada factura y monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial en los diferentes sectores de la economía.

Ámbito de aplicación

Actualmente, la factura electrónica sólo es obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas y la Administración (aunque existen algunas excepciones en determinadas cuantías). 

No obstante, la obligatoriedad del uso de la factura electrónica se extenderá próximamente a todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B), bajo determinados requisitos, pues la Ley Crea y Crece, que entró en vigor en octubre de 2022, estableció por primera vez una norma para la factura electrónica en el ámbito privado, pero que está pendiente de la aprobación de su reglamento de desarrollo, que es donde definitivamente comenzarán a computar los plazos de adaptación por parte de los empresarios y profesionales para su implantación obligatoria, de la siguiente forma.

• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, al año de publicarse el Reglamento.
• Para el resto de los empresarios y profesionales, a los dos años de publicarse el Reglamento.

Se desconoce aún cuando se aprobará este Reglamento y su Orden Ministerial. Como comentamos, esta fecha de aprobación del Reglamento resulta clave para determinar la fecha exacta de entrada en vigor efectiva de esta nueva obligación para empresarios y profesionales. En tanto que aquella se retrase su entrada en vigor también lo hará. 

Cómo funciona el “Sistema español de factura electrónica” según Ley Crea y Crece

Afecta a facturación entre sujetos pasivos empresarios y profesionales (B2B) obligados a expedir y entregar factura de conformidad con el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) cuando el destinatario de la operación (de la factura) tenga sede o establecimiento permanente en el territorio de aplicación del IVA español (TAI).

Las facturas simplificadas quedan excluidas (no las facturas simplificadas cualificadas). Y también se excluyen las facturas emitidas de forma voluntaria sin que haya obligación a ello.

Se trata de un sistema de remisión electrónica y automática de facturas. Para ello, se pueden usar plataformas privadas, que estarán conectadas con la AEAT de forma automática a quien le envían una copia de las facturas a la plataforma pública en formato Facturae, o bien usar directamente la plataforma pública (gestionada por la AEAT) que funciona como repositorio de las facturas. 

Existen varios formatos admitidos (Xml, UBL, Edifact, o Facturae). Adviértase que un PDF no es una factura electrónica.

Los destinatarios de las facturas deberán informar, en el plazo de 4 días naturales (excluyendo sábado, domingos y festivos nacionales) de los siguientes estados de factura:

• i) aceptada o rechazada.
• ii) pago efectivo completo y fecha del mismo.
• iii) Adicionalmente se podrá informar del pago parcial de la factura.

Coexistencia con Veri*factu

Verifactu y facturación electrónica funcionan de manera independiente sin que exista, en principio, interacción o conexión entre ambos. No obstante, ambas son estrategias de transformación digital y ambos sistemas inciden en la obligatoriedad de adoptar programas de automatización de procesos ajustados a la Ley, siendo que, en un futuro, ambas deberían coexistir y adaptarse.

Así, con la entrada en vigor de la facturación electrónica para empresarios y profesionales tras la aprobación del correspondiente Reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece, lo normal es que todos los obligados requieran utilizar en su actividad procesos informáticos de facturación adaptables a la remisión automática, simultánea e instantánea, tanto de los registros, como de las propias facturas, a la AEAT.

Así las cosas, los obligados por estas nuevas exigencias de registro y facturación deberán ser conscientes de la adaptación que deberán realizar en sus ámbitos de negocio para la implantación de estas nuevas medidas en un plazo relativamente próximo. Siendo necesario un software de facturación, podría ser recomendable para autónomos y Pymes acceder al programa Kit Digital, como ayuda para cubrir las inversiones para digitalizar sus negocios e implementar sistemas acordes a estas nuevas normativas.

Presentamos un cuadro explicativo con las diversas características de cada sistema en este enlace.