Alertas informativas

Acuerdos de teletrabajo. Dotación y mantenimiento de medios, abono de compensación y gastos

La necesidad de potenciar de una manera ordenada, urgente y con garantías el uso del trabajo a distancia, que se ha mostrado como un mecanismo eficaz para asegurar el mantenimiento de la actividad durante la pandemia y para garantizar la prevención frente al contagio de COVID-19, llevó a la aprobación de distinta normativa reguladora de esta materia.


Ya en el mes de marzo 2020, al momento de la declaración del Estado de Alarma, a través del Real Decreto-ley 8/2020 se aprobó el Plan MECUIDA, normativa que regula los derechos laborales para la conciliación laboral y familiar en este tiempo de pandemia y entre las que se encuentra el acceso al trabajo a distancia.


Adicionalmente, en el mes de octubre del año 2020 entró en vigor el Real Decreto-Ley 28/2020 de trabajo a distancia, recientemente sustituido por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.


El Plan MECUIDA permitió a las distintas empresas adoptar medidas de teletrabajo en tiempos de pandemia sin tener que ceñirse estrictamente a la normativa reguladora del trabajo a distancia, con mayores exigencias administrativas. Aunque inicialmente la duración del Plan MECUIDA era hasta un mes después del Estado de Alarma, éste fue prorrogado por el Real Decreto-ley 11/2021 hasta el próximo 30 de septiembre de 2021.


Siendo así que es posible que el próximo 30 de septiembre de 2021 no se prorrogue el Plan MECUIDA, es preciso que las empresas que organizativamente quieran implantar el trabajo a distancia como medida para sus empleados, deban cumplir los parámetros normativos exigidos por la Ley 10/2021, exigencias entre las que figura la obligación de suscribir expresamente, por escrito, y con carácter previo al inicio de esta modalidad de trabajo, Acuerdos de teletrabajo o de trabajo a distancia con sus trabajadores.


Bajo el Plan MECUIDA, las empresas igualmente están obligadas a dotar a sus empleados de los medios, equipos, herramientas, consumibles y mantenimiento que exige el desarrollo del trabajo a distancia, y también a la compensación de gastos derivados del trabajo a distancia, pero con la aplicación directa de la Ley del trabajo a distancia, tras la finalización del Plan MECUIDA, todas estas dotaciones y mantenimiento de medios, incluida la compensación de gastos, deberá estar expresamente reconocida en el Acuerdo de trabajo a distancia suscrito en cada caso y con cada empleado. Como establece la norma, la empresa debe entregar a la representación legal de los trabajadores una copia de todos los acuerdos de teletrabajo que se realicen y sus actualizaciones, y en el plazo de diez días se remitirá el acuerdo a la oficina de empleo.


Poco a poco se van suscribiendo convenios y acuerdos que regulan distintas fórmulas para cuantificar estos gastos y observamos que la compensación mensual oscila entre los 23€ y los 55€ mensuales, que se pagará en proporción a la jornada y a los días que realmente se realice el teletrabajo. En los convenios colectivos generalmente se valora al detalle la compensación de gastos, tanto las herramientas, elementos muebles (silla, mesa,…) amortizándolos mes a mes a un plazo determinado y un cálculo de consumo en base a la potencia de los equipos que se facilitan , el tiempo de uso y el precio de la electricidad (promedio) y de todos esos factores se extrae el importe mensual a abonar en nómina.


Al respecto de estas valoraciones, la propia TGSS en el boletín RED 3/2021 habla de cómo las empresas tienen que facilitarle ese datos a la administración a través de ficheros (FICHERO CRA), y lo define como un gasto excluido de la base de cotización de la Seguridad Social, pero matiza quecomo cualquier otro importe monetario entregado al trabajador no incluido en la base de cotización, se deberá disponer de justificación de que la compensación abonada por la empresa al trabajador se enmarca en el artículo transcrito anteriormente, a efecto de posibles actuaciones de revisión”.


Adicionalmente a la información de medios y gastos, en dichos Acuerdos debe también constar, entre otros, el horario detallado de la persona trabajadora y reglas de disponibilidad, el porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia (siempre teniendo en cuenta la regla del 30% de prestación de servicios a distancia, o 50% en caso de formación, menores o prácticas), el centro de trabajo al que está adscrita la persona trabajadora y/o su sede principal de actividad, así como lugar de prestación del trabajo a distancia, así como los procedimientos a seguir en caso de producirse dificultades técnicas.


Por último, recordar que la norma considera infracción grave la no formalización por escrito del Acuerdo de trabajo a distancia, equiparando esta situación con la no formalización por escrito del contrato de trabajo, situándose la multa por esta infracción entre los 626€ y los 6.250€ según del grado.


En base a todo lo expuesto, les aconsejamos tomar en consideraciones estas posibles obligaciones de formalización de Acuerdos de trabajo a distancia para el caso de contar en sus empresas con situaciones que así lo requieran, poniéndonos a su disposición para asesorarles en todo aquello que específicamente necesiten y llevar a cabo en su caso la elaboración de dichos Acuerdos en el ámbito concreto de su empresa.

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